第一节
秘书处工作人员岗位职责
一、主任秘书
主任秘书处除负责主任办公室的日常工作外，兼管部分行政事务，其主要职责如下：
1． 直接对主任负责，协调整个秘书处工作，监督秘书处人员工作情况。
2． 按照主任要求制定和修改各部门工作手册及各种工作制度。
3． 按照主任要求安排每周例会，进行会议记录，打印后归档，并将副本送资料档家秘书处。
4． 按照主任要求设立人事档案并将副本送档案秘书处。
5． 负责案件审批表副本的登记和归档工作，制作案件受理情况周报表、月报表。
6． 负责主任办公室日常秘书工作，接听电话，收发信件、打印主任办公室文件。
7． 负责办公用品的采购、发放等后勤工作。
8． 按主任要求统一分配咨询、代书、和办案。 ．
二、大厅秘书处
大厅秘书处主要负责来访当事人的接待登记与信件收发。工作职责如下：
1． 接听电话。
2． 接待来访当事人、登记并将来访情况输入微机，当事人离开时收回登记卡，归档后交档案秘书处保管。
3． 制作咨询情况报表，报送主任秘
4． 根据各楼层秘书处的通知，登记律师外出情况以备查询。
5． 为当事人留言，并及时通知律师。
三、楼层秘书处
楼层秘书负责本楼层的办公室工作职责如下：
1． 接听电话，记录留言并及时通知该律师。
2． 引领来访当事人。
3． 打印本楼律师千字以下材料。
4． 负责律师外出登记，并及时将情况输入电脑；：
5． 按照本楼层律师要求联系当事人和法官。
四、资料、档案秘书处
资料档案秘书处，负责资料保管，外借登记，档案保管与管理等工作，具体职责如下：
1. 妥善保管事务所资料，对外借资料作登记。
2. 协助律师在法规库中查找、调取资料，如需打印应按规定价格收取费用。
3. 进行卷宗归档与管理。
五、总机秘书处
总机秘书处不直接接触当事人，其工作职责主要是接听电话。
第二节
秘书处工作制度
1． 不得随意离开办公地点，非因公不得在律师办公室逗留。
2． 上班时应按要求穿着统一服装，正式套装，配带工作牌。
3． 女员工上班需化妆，但不得浓妆艳抹，不得涂有色的指甲油，保持头发干净，整齐，不得佩带夸张饰品。
4． 保持良好的仪态，注意坐立行走姿式。
5． 不得两人挽手并肩而行，遇到当事人应主动侧让，不得从二人中间穿行，请人让路要“讲对不起”，不得横冲直撞，粗俗无礼。
6． 不得当众抓头、抓痒，挖耳，抠鼻孔，咳嗽，打喷涕时应当转身向后，并说“对不起”。
7． 要注意自我控制，随时注意自己的言行举动。
8． 不得大声说话、喊叫，乱敲乱碰物品，发出不必要的声响。
9． 上班期间不得闲聊、吃东西。
10．不得在禁烟区抽烟。
11．不得在办公室区域内化妆，补妆应在洗手间内。
12．工作期间应保持良好工作状态，面带微笑，精神振奋，情绪稳定。面对当事人应表现出热情，亲切、真实，友好，必要时还应有同情的表情。
13．谈话时应使用礼貌用语，不准讲粗话，使用蔑视和侮辱性的语言。
14．和当事人交谈应眼望对方，用心倾听，不得东张西望。与人交谈声调应自然柔和，亲切，不要装腔作势， 注意声量。
15．要注意招呼客人姓氏、未知姓氏之前，要称呼“先生”或“女士”。
16．称第三者时不能讲“他”，应称“那位先生”或“那位女士”。
17．工作时间称呼律师不得称名，一律称“X律师”。
18．员工工作，打电话与客人交谈时，如有客人走近，应立即示意，表示已注意到他的来访。
19．不得用手指或笔杆指客人和为人指示方向，引导客人应走在客人右前方，敲门时应用右手轻敲三下。
20．离开面对的客人，一律讲“请稍侯”，如果离开时间较长，回来后要讲：对不起，让您久等了”。不得一言不发就开始工作。
21． 所有来电，务必在三响以内接答。结束通话时，应待对方挂断后方可挂线，任何情祝不得用力掷听筒。
第三节
岗位规范性语言
一、大厅秘书规范性语言
1． 当事人进入大厅，应马上起身打招呼， “您好，请问我能帮您什么忙?”
2． 当事人说： “我要找X律师”时，应先问： “您是否预约了?如答是，应问： “您怎么称呼?“当事人回答后，应说： “您请坐，我和X律师联系一下”，然后电话询问该律师：“X律师，我是大厅秘书处，有一位X先生说已与您约好现在见面，是否可以请他上来？”该律师同意后，请当事人登记，并告知当事人， “请拿好登记表，离开肘请律师签字并带回这里。”
3． 如当事人说， “没有预约”则应先与该律师联系： “X律师有一位先生没有预约他说想见您，您是否有时间。”如该律师同意见，应请当事人签字。
4． 请当事人上楼：应说： “X律师办公室在X楼，请从这里上楼。”
5． 如当事人欲见的律师不在，应查明外出记录后，向当事人说明： “对不起 X律师现在不在。”并告知对方律师是在市内办案还是在外地出差，及大约什么时间回来，对方可以在何时打来电话，并可将律师的联系方法告之对方，或问对方联系的方式，让律师与对方联系，然后问是否需要留言。
6． 如当事人说； “我是来咨询的”则应先请其登记，登记时在约见律师一栏写明“咨询”。然后，告之先到主任秘书处，由主任秘书确定咨询律师。
7． 如当事人说： “我来请律师”在约见律师一栏注“委托”。
8． 当事人办完事从楼上下来，应主动打招呼： “您的事情办完了吗?”然后问：“您的登记表带回来了吗?”当事人交回后，检查律师是否签名，最后说：“再见”。
二、总机话务员语言规范
1． 所有来电务必在三响之内接答。
2． 接电话先问：“您好。”报单位：“孟繁旭律师事务所。”
3． 问： “您接多少号?得到回答后说， “请稍等”，
4． 如分机占线，应说： “对不起，对方占线，请您稍候再拔。”如对方第二次来电，仍然占线，应说： “对不起，对方还在通话，是否可以为您接通楼层秘书处?”
5． 如分机响过五声后无人应答，应说； “对不起现在没有人接听，是否需要为你转到楼层秘书处留言?”如对方同意，应说： “请稍等。”如对方表示不需要则应说： “再见”。
6． 如对方要求咨询不能提供分机号，应说“请稍等为您接通孟律师办公室”。 ·
7． 如对方提出所找师律姓名，不能提供分机号，应说“请稍等，我给您查一下”查明后，应说：“XX，师律的分机号是XX号，马上为您接通。”
8． 如对方来电询问律师传呼号码，或其他总机无法回答的问题，应说： “请稍等，为您接通楼层秘书处，你可以在秘书处查询。
9． 如对方来电查询单位地址，应说：“我们的地址是，西大直街241号，在西大桥骨伤科医院对面”。如对方询问详细的交通路线，应问： “请问您在什么位置”然后根据其所在地点予以回答。
10． 称呼对方，应称：“先生”或者“女士”多用“请”。对方说“谢谢”时一定要说“不客气”，不得毫无反应。
三、楼层秘书接听电话语言规范
1． 接电话先问： “您好”报出：“X楼秘书处”，然后说： “请问你有什么事?”通话中应使用礼貌用语。
2． 如对方欲与某位律师通话，应告之律师分机号，如对方要求律师来此接电话，应说：“请您稍等。”然后查看该律师是否在办公室，如在告知对方：“X律师在办公室，他马上来接您的电话，请您稍等。
3． 如该律师不在，应查看律师外出记录，说明： “对不起X律师现在不在。”并告知对方律师是在市内办案还是在外地出差，及大约什么时间回来，对方可以在何时打来电话，并可将律师的联系方法告之对方，或问对方联系的方式，让律师与对方联系，然后问是否需要留言。
4． 如该律师外出来登记，应说；“对不起X律师现在暂时不在，请您在半小时后再打过来，或者您可以留言。”
5． 如对方需要留言，应先确认是给哪位律师留言，问： “请问您怎么称呼?’记下后再问： “XX先生(女士)，请问您的留言内容?”记下后应说： “您的留言为……您还有补充吗?最后说“您的留言我已经记下来了，X律师回来后，我会马上交给他，还需要为您做些什么?”“再见”。留言记录上应注明来电时间。
6． 如对方询问律师传呼，告知时应说：“请您记录：X律师的传呼是……，”对方记下后应再重复一遍，并问： “您记下了吗?还需要为您做些什么?”非特殊情况不得告知对方律师住宅电话。
7． 结束通话时要说： “再见”。对方挂断后方可挂线，任何时候不得用力掷听筒，通话中途若需对他人交谈应用另一只手捂住听筒。
四、楼层秘书处接待语言规范
1． 看到当事人上来应主动打招呼，“先生(女士)您好！您的登记表。”看清约见律师后，应说： “请您跟我来，X律师办公室在里面。
2． 到律师办公室时，站在门口右侧敲门： “X律师，X先生(女士)到了，”律师说请进后，点头示意当事人进入，然后离开。
3． 如律师不方便，请当事人坐下稍候： “您请坐一会儿，X律师正在接待当事人。”
五、主任秘书电话语言规范
1．接电话先问：“您好，主任秘书处。”
2． 对方如说： “我找孟律师”，应先问明： “请问您是咨询还是找孟律师有事?”
3． 如对方要咨询，应说： “孟律师正在接待当事人，请问您是哪方面的事?我给您安排其他律师咨询，可以吗?”对方回答后，根据咨询分工表，查明该专业哪位律师在然后说： “请您再拔一遍总机，然后要XX号，找X律师，他专门负责这个专业。”对方回答后说： “再见”。
4． 如对方找孟律师通话应说： “请问您是哪位?”问明后，请对方稍等，和孟律师通话： “孟律师，X先生来电话，是否接过来”孟律师同意后接通，如孟律师不方便接电话，应告知对方： “对不起，孟律师正在开会，请您留下联系电话，过一会儿，请孟律师给您回电话。”
六、主任秘书处接待语言规范
1． 当事人进入主任办公区应主动起立打招呼： “您好”。如对方是已经预约的客人，应先和孟律师通话“：孟律师，X先生(女士)已经到了，是否请他进来?”孟律师同意后，起身引导客人到孟律师办公室，倒水后离开。
2． 如对方是来咨询的，应直接引导到孟律师办公室，敲门后问： “孟律师， X先生(女士)要咨询”等孟律师批示后，引导当事人出去并指引当事人： “X律师在X楼，请这里走。”
3． 当事人离开时应起身相送，说：“再见”。
七、楼层秘书在配合律师工作中的语言规范
1． 律师到秘书处，秘书应主动打招呼： “您好，X律师，需要我为你做些什么?”如事情需要一段时间当请师人坐下。
2． 律师出门前登记，应问： “您要去哪里?办什么事情，大概什么时间回来?”“在这期间有事可用什么方式联系您?”
“您需要给谁留言吗?”记下后，应读一遍，由律师确认记录是否正确，然后电话通知主任秘书和大厅秘书。最后和律师说； “再见”。如该律师出庭应说： “祝您顺利！”如该律师出差应说： “祝您一路平安1”
3． 律师外出回来，秘书应主动打招呼； “X律师，您回来了”。然后，查看有无留言，将留言单交给律师。电话通知大厅秘书和楼层秘书。
4． 律师交待工作应注意倾听，做好记录，然后重复一遍，由律师确认记录是否正确，办完后及时通知该律师。
5． 依律师嘱咐和法院通话应说：“您好，X法官在吗?”找到后应说：“您好，我是XX案原(被)告代理人X律师的秘书”，然后说具体事情。
6． 依律师嘱咐和当事人通话应说‘您好，X先生(女士)在吗”?找到后说：“您好，我是X律师的秘书”，然后说具体事情。
7． 代替律师和当事人或法官通话，应做好电话记录，及时交给该律师。
