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详细内容

秘书处岗位责任制度

日期:2014-04-17

 

 
 
  第一节
  秘书处工作人员岗位职责
  一、主任秘书
  主任秘书处除负责主任办公室的日常工作外,兼管部分行政事务,其主要职责如下:
  1. 直接对主任负责,协调整个秘书处工作,监督秘书处人员工作情况。
  2. 按照主任要求制定和修改各部门工作手册及各种工作制度。
  3. 按照主任要求安排每周例会,进行会议记录,打印后归档,并将副本送资料档家秘书处。
  4. 按照主任要求设立人事档案并将副本送档案秘书处。
  5. 负责案件审批表副本的登记和归档工作,制作案件受理情况周报表、月报表。
  6. 负责主任办公室日常秘书工作,接听电话,收发信件、打印主任办公室文件。
  7. 负责办公用品的采购、发放等后勤工作。
  8. 按主任要求统一分配咨询、代书、和办案。 .
  二、大厅秘书处
  大厅秘书处主要负责来访当事人的接待登记与信件收发。工作职责如下:
  1. 接听电话。
  2. 接待来访当事人、登记并将来访情况输入微机,当事人离开时收回登记卡,归档后交档案秘书处保管。
  3. 制作咨询情况报表,报送主任秘 
  4. 根据各楼层秘书处的通知,登记律师外出情况以备查询。
  5. 为当事人留言,并及时通知律师。
  三、楼层秘书处
  楼层秘书负责本楼层的办公室工作职责如下:
  1. 接听电话,记录留言并及时通知该律师。
  2. 引领来访当事人。
  3. 打印本楼律师千字以下材料。
  4. 负责律师外出登记,并及时将情况输入电脑;:
  5. 按照本楼层律师要求联系当事人和法官。
  四、资料、档案秘书处
  资料档案秘书处,负责资料保管,外借登记,档案保管与管理等工作,具体职责如下:
  1. 妥善保管事务所资料,对外借资料作登记。
  2. 协助律师在法规库中查找、调取资料,如需打印应按规定价格收取费用。
  3. 进行卷宗归档与管理。
  五、总机秘书处
  总机秘书处不直接接触当事人,其工作职责主要是接听电话。
  第二节 
  秘书处工作制度
  1. 不得随意离开办公地点,非因公不得在律师办公室逗留。
  2. 上班时应按要求穿着统一服装,正式套装,配带工作牌。
  3. 女员工上班需化妆,但不得浓妆艳抹,不得涂有色的指甲油,保持头发干净,整齐,不得佩带夸张饰品。
  4. 保持良好的仪态,注意坐立行走姿式。
  5. 不得两人挽手并肩而行,遇到当事人应主动侧让,不得从二人中间穿行,请人让路要“讲对不起”,不得横冲直撞,粗俗无礼。
  6. 不得当众抓头、抓痒,挖耳,抠鼻孔,咳嗽,打喷涕时应当转身向后,并说“对不起”。
  7. 要注意自我控制,随时注意自己的言行举动。
  8. 不得大声说话、喊叫,乱敲乱碰物品,发出不必要的声响。
  9. 上班期间不得闲聊、吃东西。
  10.不得在禁烟区抽烟。
  11.不得在办公室区域内化妆,补妆应在洗手间内。
  12.工作期间应保持良好工作状态,面带微笑,精神振奋,情绪稳定。面对当事人应表现出热情,亲切、真实,友好,必要时还应有同情的表情。
  13.谈话时应使用礼貌用语,不准讲粗话,使用蔑视和侮辱性的语言。
  14.和当事人交谈应眼望对方,用心倾听,不得东张西望。与人交谈声调应自然柔和,亲切,不要装腔作势, 注意声量。
  15.要注意招呼客人姓氏、未知姓氏之前,要称呼“先生”或“女士”。
  16.称第三者时不能讲“他”,应称“那位先生”或“那位女士”。
  17.工作时间称呼律师不得称名,一律称“X律师”。
  18.员工工作,打电话与客人交谈时,如有客人走近,应立即示意,表示已注意到他的来访。
  19.不得用手指或笔杆指客人和为人指示方向,引导客人应走在客人右前方,敲门时应用右手轻敲三下。
  20.离开面对的客人,一律讲“请稍侯”,如果离开时间较长,回来后要讲:对不起,让您久等了”。不得一言不发就开始工作。
  21. 所有来电,务必在三响以内接答。结束通话时,应待对方挂断后方可挂线,任何情祝不得用力掷听筒。
  第三节 
  岗位规范性语言
  一、大厅秘书规范性语言
  1. 当事人进入大厅,应马上起身打招呼, “您好,请问我能帮您什么忙?”
  2. 当事人说: “我要找X律师”时,应先问: “您是否预约了?如答是,应问: “您怎么称呼?“当事人回答后,应说: “您请坐,我和X律师联系一下”,然后电话询问该律师:“X律师,我是大厅秘书处,有一位X先生说已与您约好现在见面,是否可以请他上来?”该律师同意后,请当事人登记,并告知当事人, “请拿好登记表,离开肘请律师签字并带回这里。”
  3. 如当事人说, “没有预约”则应先与该律师联系: “X律师有一位先生没有预约他说想见您,您是否有时间。”如该律师同意见,应请当事人签字。
  4. 请当事人上楼:应说: “X律师办公室在X楼,请从这里上楼。”
  5. 如当事人欲见的律师不在,应查明外出记录后,向当事人说明: “对不起 X律师现在不在。”并告知对方律师是在市内办案还是在外地出差,及大约什么时间回来,对方可以在何时打来电话,并可将律师的联系方法告之对方,或问对方联系的方式,让律师与对方联系,然后问是否需要留言。
  6. 如当事人说; “我是来咨询的”则应先请其登记,登记时在约见律师一栏写明“咨询”。然后,告之先到主任秘书处,由主任秘书确定咨询律师。
  7. 如当事人说: “我来请律师”在约见律师一栏注“委托”。
  8. 当事人办完事从楼上下来,应主动打招呼: “您的事情办完了吗?”然后问:“您的登记表带回来了吗?”当事人交回后,检查律师是否签名,最后说:“再见”。
  二、总机话务员语言规范 
  1. 所有来电务必在三响之内接答。
  2. 接电话先问:“您好。”报单位:“孟繁旭律师事务所。”
  3. 问: “您接多少号?得到回答后说, “请稍等”,
  4. 如分机占线,应说: “对不起,对方占线,请您稍候再拔。”如对方第二次来电,仍然占线,应说: “对不起,对方还在通话,是否可以为您接通楼层秘书处?”
  5. 如分机响过五声后无人应答,应说; “对不起现在没有人接听,是否需要为你转到楼层秘书处留言?”如对方同意,应说: “请稍等。”如对方表示不需要则应说: “再见”。
  6. 如对方要求咨询不能提供分机号,应说“请稍等为您接通孟律师办公室”。 ·
  7. 如对方提出所找师律姓名,不能提供分机号,应说“请稍等,我给您查一下”查明后,应说:“XX,师律的分机号是XX号,马上为您接通。”
  8. 如对方来电询问律师传呼号码,或其他总机无法回答的问题,应说: “请稍等,为您接通楼层秘书处,你可以在秘书处查询。
  9. 如对方来电查询单位地址,应说:“我们的地址是,西大直街241号,在西大桥骨伤科医院对面”。如对方询问详细的交通路线,应问: “请问您在什么位置”然后根据其所在地点予以回答。
  10. 称呼对方,应称:“先生”或者“女士”多用“请”。对方说“谢谢”时一定要说“不客气”,不得毫无反应。
  三、楼层秘书接听电话语言规范
  1. 接电话先问: “您好”报出:“X楼秘书处”,然后说: “请问你有什么事?”通话中应使用礼貌用语。
  2. 如对方欲与某位律师通话,应告之律师分机号,如对方要求律师来此接电话,应说:“请您稍等。”然后查看该律师是否在办公室,如在告知对方:“X律师在办公室,他马上来接您的电话,请您稍等。
  3. 如该律师不在,应查看律师外出记录,说明: “对不起X律师现在不在。”并告知对方律师是在市内办案还是在外地出差,及大约什么时间回来,对方可以在何时打来电话,并可将律师的联系方法告之对方,或问对方联系的方式,让律师与对方联系,然后问是否需要留言。
  4. 如该律师外出来登记,应说;“对不起X律师现在暂时不在,请您在半小时后再打过来,或者您可以留言。”
  5. 如对方需要留言,应先确认是给哪位律师留言,问: “请问您怎么称呼?’记下后再问: “XX先生(女士),请问您的留言内容?”记下后应说: “您的留言为……您还有补充吗?最后说“您的留言我已经记下来了,X律师回来后,我会马上交给他,还需要为您做些什么?”“再见”。留言记录上应注明来电时间。
  6. 如对方询问律师传呼,告知时应说:“请您记录:X律师的传呼是……,”对方记下后应再重复一遍,并问: “您记下了吗?还需要为您做些什么?”非特殊情况不得告知对方律师住宅电话。
  7. 结束通话时要说: “再见”。对方挂断后方可挂线,任何时候不得用力掷听筒,通话中途若需对他人交谈应用另一只手捂住听筒。
  四、楼层秘书处接待语言规范
  1. 看到当事人上来应主动打招呼,“先生(女士)您好!您的登记表。”看清约见律师后,应说: “请您跟我来,X律师办公室在里面。
  2. 到律师办公室时,站在门口右侧敲门: “X律师,X先生(女士)到了,”律师说请进后,点头示意当事人进入,然后离开。
  3. 如律师不方便,请当事人坐下稍候: “您请坐一会儿,X律师正在接待当事人。”
  五、主任秘书电话语言规范
  1.接电话先问:“您好,主任秘书处。”
  2. 对方如说: “我找孟律师”,应先问明: “请问您是咨询还是找孟律师有事?”
  3. 如对方要咨询,应说: “孟律师正在接待当事人,请问您是哪方面的事?我给您安排其他律师咨询,可以吗?”对方回答后,根据咨询分工表,查明该专业哪位律师在然后说: “请您再拔一遍总机,然后要XX号,找X律师,他专门负责这个专业。”对方回答后说: “再见”。
  4. 如对方找孟律师通话应说: “请问您是哪位?”问明后,请对方稍等,和孟律师通话: “孟律师,X先生来电话,是否接过来”孟律师同意后接通,如孟律师不方便接电话,应告知对方: “对不起,孟律师正在开会,请您留下联系电话,过一会儿,请孟律师给您回电话。”
  六、主任秘书处接待语言规范
  1. 当事人进入主任办公区应主动起立打招呼: “您好”。如对方是已经预约的客人,应先和孟律师通话“:孟律师,X先生(女士)已经到了,是否请他进来?”孟律师同意后,起身引导客人到孟律师办公室,倒水后离开。
  2. 如对方是来咨询的,应直接引导到孟律师办公室,敲门后问: “孟律师, X先生(女士)要咨询”等孟律师批示后,引导当事人出去并指引当事人: “X律师在X楼,请这里走。”
  3. 当事人离开时应起身相送,说:“再见”。
  七、楼层秘书在配合律师工作中的语言规范
  1. 律师到秘书处,秘书应主动打招呼: “您好,X律师,需要我为你做些什么?”如事情需要一段时间当请师人坐下。
  2. 律师出门前登记,应问: “您要去哪里?办什么事情,大概什么时间回来?”“在这期间有事可用什么方式联系您?”
  “您需要给谁留言吗?”记下后,应读一遍,由律师确认记录是否正确,然后电话通知主任秘书和大厅秘书。最后和律师说; “再见”。如该律师出庭应说: “祝您顺利!”如该律师出差应说: “祝您一路平安1”
  3. 律师外出回来,秘书应主动打招呼; “X律师,您回来了”。然后,查看有无留言,将留言单交给律师。电话通知大厅秘书和楼层秘书。
  4. 律师交待工作应注意倾听,做好记录,然后重复一遍,由律师确认记录是否正确,办完后及时通知该律师。
  5. 依律师嘱咐和法院通话应说:“您好,X法官在吗?”找到后应说:“您好,我是XX案原(被)告代理人X律师的秘书”,然后说具体事情。
  6. 依律师嘱咐和当事人通话应说‘您好,X先生(女士)在吗”?找到后说:“您好,我是X律师的秘书”,然后说具体事情。
  7. 代替律师和当事人或法官通话,应做好电话记录,及时交给该律师。

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